Naarmate kleine bedrijven veranderen en groeien, wordt het vermogen om snel op te schalen – of af te bouwen – een noodzaak.
Dat is moeilijker te realiseren met traditionele on-premise telefoniesystemen vanwege de hogere installatie- en onderhoudskosten, de noodzaak van hardware op locatie en de afhankelijkheid van IT-ondersteuning. Met een telefoonsysteem in de cloud daarentegen kunnen kleine bedrijven zoals ZZP en MKB hun communicatiediensten goedkoper, gestroomlijnder en flexibeler beheren.
De volgende punten schetsen de voordelen die kleine bedrijven kunnen behalen door over te stappen van traditionele PBX-systemen naar VoIP ZZP oplossingen in de cloud.
Voordelen van een cloudgebaseerd telefoonsysteem
- Volledig geïntegreerd communicatiesysteem
Een rapport van onderzoeksbureau Gartner wijst erop dat de integratie van de communicatie van een bedrijf met de dagelijkse toepassingen voor bedrijfsprocessen en workflows de efficiëntie helpt verhogen.
Bedrijfstools die in de cloud werken zijn gemakkelijk in te zetten, waardoor werknemers verbonden kunnen blijven, of ze nu op kantoor zijn of onderweg. De cloud zorgt zo voor een consistente zakelijke aanwezigheid en helpt de productiviteit te verhogen met naadloze toegang tot CRM-tools, e-mail, instant messaging, spraak en videoconferenties.
- Controle over communicatiemodi
Een cloud-bediend systeem zet bedrijven in de stoel van de bestuurder, zodat ze kunnen kiezen welke functies ze nodig hebben, met toegang om ze gemakkelijk in of uit te schakelen.
Cloudoplossingen geven werknemers bovendien altijd en overal toegang tot al hun belfuncties via een smartphone, bureautelefoon of softphone. Nog beter is dat ze real-time toegang hebben tot hun kritische bedrijfssoftware.
- Top Line Business functies
Een cloudgebaseerd telefoonsysteem geeft kleine bedrijven toegang tot het soort netwerktoepassingen die men gewoonlijk bij grotere bedrijven aantreft. Hieronder vallen functies als een Virtuele Assistent, Auto Attendant, Nooit meer een gesprek missen of Call Center oplossingen.
- Mobiliteit en gebruiksgemak
De werkplek is tegenwoordig steeds mobieler, en vooral kleine bedrijven moeten vanaf meerdere locaties kunnen werken.
Met een cloud-gebaseerd systeem hebben werknemers van kleine bedrijven toegang tot functies waarmee ze overal kunnen inloggen, zodat ze ook onderweg bereikbaar zijn, waardoor klantgerichte en omzetproducerende werknemers meer controle krijgen over hun productiviteit.
- Tijdsbeheer en efficiëntie
Webgebaseerde klantenportalen stellen IT-medewerkers in staat hun systeem efficiënter te beheren. Met inzicht in de installatie, serviceconfiguratie, trouble tickets, training, facturering en gespreksanalyses, stelt deze volledige toegang tot het systeem en de account van een klant hen in staat minder middelen te besteden aan projectbeheer en zich meer te richten op werk dat bijdraagt aan de bottom line.
Ook kunnen cloudoplossingen gemakkelijk integreren met andere cloudgebaseerde toepassingen, waardoor mobiele werknemers toegang krijgen tot alle functies en functionaliteiten die ze nodig hebben om net zo efficiënt te werken als wanneer ze op kantoor zouden zijn.
- Flexibiliteit om op te schalen (en af te bouwen)
Als een bedrijf groeit, moet het ook nieuwe medewerkers aannemen, nieuwe kantoren openen en nieuwe klanten aantrekken. Dit vereist een communicatiesysteem dat kan worden opgeschaald – of afgebouwd – als dat nodig is.
Met een cloudgebaseerd telefoonsysteem kunnen bedrijven zoveel extensies toevoegen als ze nodig hebben om een hoger belvolume op te vangen, of, indien nodig, gewoon bellen om deze extra extensies te deactiveren. In tegenstelling tot traditionele systemen betalen bedrijven alleen voor de extensies die ze nodig hebben, zolang ze die nodig hebben.
- Bedrijfscontinuïteit
Werken met een telefoonsysteem “in de cloud” stelt bedrijven in staat verbonden te blijven met hun klanten, ongeacht de omgeving. Een communicatiesysteem in de cloud wordt waarschijnlijk niet beïnvloed door externe factoren zoals zwaar weer of andere problemen waardoor werknemers niet op kantoor kunnen komen.
Met een cloud-gebaseerd systeem kunnen bedrijven een consistente aanwezigheid handhaven – en toegang hebben tot de benodigde tools – om de zaken soepel te laten verlopen.
- Verbeterde klantenservice
Met de Virtual Receptionist (VR) of Auto Attendant functie kunnen bedrijven eenvoudig oproepen doorschakelen naar verschillende afdelingen en zelfs unieke begroetingen creëren voor een bepaalde afdeling.
Een bedrijf kan bijvoorbeeld vooraf een vakantiegroet instellen (via het administratieve portaal) en deze zo instellen dat hij op een bepaalde datum terugkeert naar de niet-vakantiegroet. Het zou ook een wachtbericht kunnen toevoegen over speciale promoties of veelgestelde vragen.
- Gemakkelijk nieuwe servicefuncties toevoegen
Tijdens drukke seizoenen voegen sommige bedrijven premium oproepfuncties toe om de efficiëntie van het aannemen van gesprekken te verhogen en de personeelsbezetting te maximaliseren. Gespreksgroepen, bijvoorbeeld, laten inkomende gesprekken overgaan op meerdere zakelijke nummer extensies.
Wachtrijen bieden een “dynamische wachtkamer” voor bellers waarmee bedrijven de wachtrijervaring kunnen aanpassen en het belvolume beter kunnen beheren. Beide helpen om voicemails, gemiste oproepen en bezetmeldingen te verminderen, zodat zoveel mogelijk bellers bediend kunnen worden.
- Kostenbesparingen
Kostenbesparing is een ander voordeel van een cloudgebaseerd telefoonsysteem. Het verplaatsen van telecommunicatie van PBX-platforms naar de cloud kan goedkoper zijn in verhouding tot de maandelijkse servicetarieven dan die van een traditioneel systeem, waardoor de kosten dalen en uiteindelijk de winstgevendheid toeneemt.